Reuniones efectivas en la colaboración entre despachos

Como ya comentamos en un artículo anterior, la comunicación entre los miembros del proyecto colaborativo debe ser fluida y estar estructurada y planificada. Y para ello, es fundamental organizar reuniones efectivas que traten los temas exactos y duren el tiempo adecuado, sin adornos ni debates infructuosos que las alarguen innecesariamente y no lleven a ningún sitio.

Hoy os vamos a proporcionar seis claves para obtener los resultados deseados en una reunión. Pero antes vamos a analizar…

Tres aspectos para detectar que una reunión va mal

Si los asistentes a la reunión parecen más pendientes de su teléfono móvil o la pantalla de su portátil que del interlocutor y su ponencia, algo falla en la manera de actuar de este último.
Si toda la reunión transcurre saltando de un tema a otro sin orden ni estructura, el resultado de la misma no será el esperado.
Si se trata de un monólogo con un único interlocutor, la reunión no habrá servido para nada ni dará los resultados deseados.

Pasos para una reunión perfecta

Define el propósito de la reunión y ten claros los puntos esenciales que se deben tratar

Cada reunión, y más en el caso de la colaboración entre despachos (por cuestiones de tiempo y agenda), debe tener un objetivo claro, conocido de antemano por todos los miembros que van a acudir a la misma. De este modo, los asistentes no percibirán la reunión como una pérdida de tiempo.

Invita solamente a aquellos agentes que sean de interés para el objetivo de la reunión

Cuantas más personas ‘intrascendentes’ acudan a una reunión, menos fructífera será.

Hazla interactiva

Si los asistentes se implican, los resultados serán más satisfactorios para todos. No sólo expongas tu opinión como organizador; escuchando a los demás, sacaréis conclusiones beneficiosas para todos.

Toma notas y compártelas tras la reunión

Pide a un colaborador que desempeñe la función de copywriter durante la reunión. Después podréis elaborar un dossier y enviárselo a los asistentes y aquellos miembros que no hayan podido asistir a la reunión.

Si un tema se estanca, cambia de item

Una vez que un tema llega a un callejón sin salida, bien porque no se encuentra solución o por discrepancias entre los asistentes, es mejor pasar a otro asunto y retomarlo un poco más tarde e incluso otro día con la mente despejada y nuevas ideas en el horizonte.

Respeta los horarios y la agenda establecidos

Empieza a la hora marcada, tras conceder cinco minutos de cortesía a los rezagados. Esperar más es una falta de respeto para los asistentes que sí han sido puntuales. Asimismo, intenta seguir el orden del día y, si puedes, termina antes de la hora prevista.

Nosotros intentaremos cumplir con estos seis puntos en nuestro próximo Taller, así que no podéis faltar, porque el Proyecto Colaborativo entre Despachos Profesionales ya está en marcha.