Como ya comentamos en un artículo anterior, la comunicación entre los miembros del proyecto colaborativo debe ser fluida y estar estructurada y planificada. Y para ello, es fundamental organizar reuniones efectivas que traten los temas exactos y duren el tiempo adecuado, sin adornos ni debates infructuosos que las alarguen innecesariamente y no lleven a ningún sitio.
Hoy os vamos a proporcionar seis claves para obtener los resultados deseados en una reunión. Pero antes vamos a analizar…
Cada reunión, y más en el caso de la colaboración entre despachos (por cuestiones de tiempo y agenda), debe tener un objetivo claro, conocido de antemano por todos los miembros que van a acudir a la misma. De este modo, los asistentes no percibirán la reunión como una pérdida de tiempo.
Cuantas más personas ‘intrascendentes’ acudan a una reunión, menos fructífera será.
Si los asistentes se implican, los resultados serán más satisfactorios para todos. No sólo expongas tu opinión como organizador; escuchando a los demás, sacaréis conclusiones beneficiosas para todos.
Pide a un colaborador que desempeñe la función de copywriter durante la reunión. Después podréis elaborar un dossier y enviárselo a los asistentes y aquellos miembros que no hayan podido asistir a la reunión.
Una vez que un tema llega a un callejón sin salida, bien porque no se encuentra solución o por discrepancias entre los asistentes, es mejor pasar a otro asunto y retomarlo un poco más tarde e incluso otro día con la mente despejada y nuevas ideas en el horizonte.
Empieza a la hora marcada, tras conceder cinco minutos de cortesía a los rezagados. Esperar más es una falta de respeto para los asistentes que sí han sido puntuales. Asimismo, intenta seguir el orden del día y, si puedes, termina antes de la hora prevista.
Nosotros intentaremos cumplir con estos seis puntos en nuestro próximo Taller, así que no podéis faltar, porque el Proyecto Colaborativo entre Despachos Profesionales ya está en marcha.
Ayudo a los Despachos Profesionales en los Procesos y la Tecnología. Licenciado en Derecho, Máster en Asesoría Fiscal y Abogado colegiado. Más de 15 años de experiencia en la dirección de Despachos Profesionales. Inversor en startups tecnológicas y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales.