"Cambiemos contables por informáticos"
El día 21 de mayo de 2014 se celebró el IV Taller de Innovación de Despachos Profesionales bajo el título «Automatización y digitalización de los Procesos Contables«. Esta vez, contamos con la presencia de diferentes Despachos Profesionales que vinieron a contar su experiencia en todo este proceso.
Panorama Actual
Juan Estringana, director de Tax Economistas y Abogados, nos realizó un recorrido por la evolución de la contabilidad a lo largo de la historia. Nos comentó que «el salto importante en los procesos contables se produjo cuando empezamos a utilizar el ordenador, pero desde entonces hemos evolucionado muy poco, pues seguimos con los papeles y haciéndolo con muchas personas«.
Nos explicó el caso de los bancos donde, antiguamente, para sus procesos tenían muchas personas y tuvieron que evolucionar. En la actualidad todo el trabajo tiene que ser a través de un teclado.
Juan Estringana nos dio algunos consejos, entre los cuales destacamos:
"Debemos tangibilizar los servicios, tenemos que ir al corazón de la empresa. Tenemos que ser un departamento más de esa empresa, y todo bajo una organización. Los directores del despacho deben ser directores de sus clientes".
Gestor de Importaciones
Luis Guerra, director de ALT Asesores, nos contó su experiencia con el gestor de importaciones. Desde un principio, sabían que el objetivo era reducir la carga administrativa, y para ello eran conscientes de que «cualquier dato de un excel se podía traspasar al programa contable«.
Desarrollaron una guía de importación propia, porque la que tenía el programa contable era muy básica. En este caso, tuvieron que adaptarlo, pero les surgía una pregunta:
"¿Hacemos una guía para cada cliente o una guía para todos los clientes? La solución fue realizar una guía que pudiera servir para el total de los clientes, pero que a su vez se pudiera adaptar a sus necesidades"
Una idea innovadora fue apostar por tener un informático en plantilla. De esta forma, en cuanto incorporaban a un cliente nuevo al despacho, el informático se encargaba de hablar con el cliente y adaptar la guía de importación.
Luis Guerra nos sorprende con una gran reflexión:
"Debemos cambiar al contable por un informático. Pero antes debemos preguntarnos "¿Quién dirige al informático?".
Programa Ubyquo
Juan Antonio, de Quantyca, nos realizó una demo del programa Ubyquo, y explicó cómo dicho software puede contabilizar las facturas de papel de forma automática al programa contable.
Pudimos comprobar las grandes virtudes del programa entre las que destacó la posibilidad de unir los documentos en papel con los datos contables de una forma cómoda, rápida y sencilla. Además observamos opciones como:
- Búsqueda de documentos por datos contables.
- Autorellenado de datos contables.
- Ver documentos sin salir del programa contable.
- Añadir documentos del programa contable desde explorador de Windows.
- Búsquedas de documentos desde programa contable.
- Compartir documentos desde el programa contable.
Experiencias con el programa Ubyquo
Miguel Ángel Ferrer, de Arrabe Asesores, nos cuenta su experiencia con Ubyquo de Quantyca. Destaca que «Es importante ver la situación de partida, y estudiar por qué dar el paso«. Nos comentó la situación del sector, donde la guerra de precios empieza a ser un factor importante:
Los pequeños despachos compiten por precio, y las grandes consultoras empiezan a crear marcas blancas y están bajando a buscar a los clientes medios-pequeños".
Destaca que «Lo importante es dar buenos consejos y realizar una buena consultoría«.
Su experiencia: tuvieron que poner un servidor dedicado simplemente a Ubyquo, y esto, en un principio, no estaba contemplado en el plan. Otro reto fue el de las comunicaciones, concretamente con la fibra óptica, pues todavía existen muchos municipios de la Comunidad de Madrid que no tienen fibra óptica; concretamente se refirió a municipios tan importantes como Las Rozas o Pozuelo de Alarcón.
La implantación no fue sencilla, tuvo que realizarse un sistema de aprendizaje. Pero ahora ven que son más rápidos. Procesos que antes duraban cuatro horas se han reducido a una, con lo cual han bajado considerablemente los costes.
Pedro Toledo, de Asesoría Toledo, nos comenta que la plataforma Ubyquo es muy buena, aunque detalló todas aquellas cosas que había que mejorar, como las adquisiciones intracomunitarias. También destacó que tienen un 40% de clientes con los que trabajan a través de Ubyquo.
Programas en la nube para pymes y autónomos
Juan Mora, director de Sage One, nos dice que en España el 35% de las empresas están contratando software en la nube. El potencial de clientes es de aproximadamente 2.584.000 Pymes/autónomos.
Si yo fuera el CEO de una empresa tecnológica, lo apostaría todo al software online".
Un dato importante: «existen un 76% de Pymes que están viendo la posibilidad de contratar servicio en la nube». Entre las ventajas de tener un programa en la nube destacó la rapidez para conseguir la información. El objetivo es trabajar con todo lo que tiene que ver con los procesos online.
Experiencias con los programas en la Nube
Silvia López Gutierrez, de Glezco Asesores, nos contó su experiencia con Sage One y destacó que es una herramienta muy sencilla, enfocada para pymes y autónomos.
José Pedro Martín Escolar, director de GM Consulting Empresarial, nos dio algunos consejos sobre cómo afrontar este tipo de programa, concretamente habló de la plataforma de Sage One. Es primordial que se «implique el responsable del despacho y tengamos una verdadera estrategia; pero lo principal es involucrar a todo el despacho en dicha estrategia y en su comercialización».
Conciliación Bancaria
Alberto Cordón, de Soler & Cordón, afirmó que «debemos tener claro donde tenemos que llegar». Se trata de «tener un extracto bancario y convertirlo en un asiento contable».
Nos explica que «todavía existen despachos profesionales que concilian contablemente al final del año, y esto no es correcto, pues tenemos herramientas a nuestra disposición para realizar estas tareas». El objetivo es realizar un proceso automático a través de la descarga de la norma 43, que tiene una serie de conceptos comunes. Destaca que «cada banco tiene sus conceptos propios, en los cuales el Banco Sabadell es uno de los que mejor funciona».
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José Pedro Martín Escolar
Ayudo a los Despachos Profesionales en los Procesos y la Tecnología. Licenciado en Derecho, Máster en Asesoría Fiscal y Abogado colegiado. Más de 15 años de experiencia en la dirección de Despachos Profesionales. Inversor en startups tecnológicas y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales.
- Publicado el 21 de mayo de 2014
- Temas: Estrategia, Procesos y Gestión
- Etiquetas: actualización, conciliación bancaria, contabilidad, Contables, despachos profesionales, directores, evento, gestor de importaciones, guía, la nube, legal, programa contable, pymes, taller
