Las mejores plataformas de formularios web para despachos profesionales

Los formularios permiten recopilar información de los clientesempleadosproveedores y colaboradores de una forma sencilla, eficaz y productiva. En un despachos profesional es muy útil los formularios para los siguientes trámites: 

Una de las cosas que debes tener en cuenta es que puedas entender fácilmente cómo hacer que tus formularios hagan lo que tú quieres que hagan. Porque lo último que querrás, es tener que descubrir que tu base de datos está demasiado limitada cuando sea demasiado tarde para hacer algo al respecto, o que tu formulario no es suficientemente atractivo para que las personas lo respondan en primer lugar.

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En todo caso, dado que los formularios en línea son una parte tan importante de tu sitio web y tu sitio web es una parte tan importante de tu negocio, lo mejor es que te asegures de elegir el correcto.

El mejor creador de formularios en línea para otra persona no es necesariamente el mejor para ti. Es por eso que hemos puesto a prueba y comparado los mejores creadores de formularios y hemos elaborado esta lista completa. Sigue leyendo para saber cuál es el mejor para tus necesidades.

Google Forms es una de las maneras más fáciles de crear un formulario en línea, especialmente si ya estás familiarizado con otras apps de Google.

 

  • Integración con Google Sheets. Todas las respuestas de tu formulario se guardan automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets, en lugar de una base de datos local, lo que te facilita hacer seguimiento de las respuestas de tu formulario y poder compartirlas con otros.
 
  • Lógica condicional. Google Forms admite lógica condicional básica, lo que significa que las preguntas que las personas ven, se pueden ajustar con base en las respuestas previas que han proporcionado.
 
  • Complementos. Hay una variedad de complementos de los que escoger, incluyendo formLimiter (que limita el número de veces que tu formulario se puede responder) y Form Notifications (que te permite personalizar las notificaciones de correo electrónico que recibes).

Como socio de Wix, Wufoo es una excelente elección. Aunque la interfaz pueda parecer muy sencilla, es de todo menos básica. Puedes elegir entre una gran variedad de plantillas y personalizar fácilmente los campos de tu formulario.

Lo negativo del plan gratuito del creador de formularios de Wufoo es que los límites son bastante estrictos. Por ejemplo, no puedes tener más de diez campos en un formulario y cada opción de la sección de respuesta múltiple cuenta como un campo, así que se van sumando bastante rápido.

 

  • Personalización. Deja atrás los formularios de apariencia genérica. Algunas de las herramientas en esta lista no te dan opciones avanzadas de personalización, pero con Wufoo puedes crear formularios con una apariencia muy personalizada. Ajusta la alineación, crea temas personalizados y selecciona los colores que combinen con tu sitio web, y haz que tu formulario destaque de entre la multitud.
 
  • Opciones predefinidas. Si estás recopilando información específica de los visitantes de tu sitio web (quizá para un proyecto de investigación o como parte de una encuesta), puedes prerellenar fácilmente las opciones demográficas usuales para un campo de opción múltiple. Añade opciones de género, edad, empleo, ingresos y educación con solo un par de clics.

Zoho Forms hace parte de la familia de apps Zoho, que incluyen CRM (gestión de relaciones con clientes), dirección de correo electrónico, contabilidad, edición de documentos y más. La plataforma también ha sido diseñada para integrarse bien con apps de terceros como Zapier, lo que significa que puedes enviar automáticamente tus respuestas del formulario a una base de datos personalizada, incluso en el plan gratuito.

  • Reglas. Zoho Forms te permite crear reglas específicas de campos, formularios y páginas. Esto te permitirá señalar a Zoho Forms cómo realizar ciertas acciones con base en respuestas particulares. 

 

Por ejemplo, en la captura de pantalla a continuación, he creado una regla de formulario para mi formulario de suscripción de correo electrónico, para que si las personas no marcan la casilla de consentimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GPDR) los dirija a una página explicando las reglas del GDPR.

  • Tipos de campos. Hay más de 30 tipos de campos de los que puedes elegir cuando creas tus formularios, incluyendo geolocalización, cuadros de decisión, campos de subida de ficheros, fórmulas, opciones múltiples, botones radiales y casillas de verificación. Con Zoho Forms, tampoco estás limitado a un número específico de campos de formularios.
 
  • Notificaciones. Además de almacenar las respuestas de tus formularios en tu base de datos y que se envíen automáticamente a tu correo electrónico, también puedes enviar mensajes de confirmación a los correos de tus visitantes. Solo otros pocos creadores gratuitos de formularios tienen esta opción.
 

Con JotForm, no solo obtienes las herramientas para crear formularios de apariencia excelente, sino que también puedes aceptar pagos de más de 30 diferentes pasarelas de pago (ten en cuenta que solo puedes recibir hasta diez pagos mensuales con el plan gratuito). JotForm se integra con Dropbox y Google Docs, además de muchos otros widgets que te permiten añadir funciones adicionales.

 

  • Creador visual de formulario. JotForm usa un creador intuitivo de arrastrar y soltar. Es fácil personalizar estilos, fuentes, fondos y esquemas de colores.
 
  • Plantillas. Hay más de 10 000 (sí, lo has leído bien) plantillas gratis disponibles. En categorías populares como formularios de registro, formularios de inicio de sesión, formularios de evaluación y formularios de contacto, tendrás docenas de opciones de las que escoger.
  • Formularios móviles. Mobile Forms de JotForm es una nueva herramienta de creación de formularios basada en una app que te permite crear formularios sobre la marcha. Además, puedes permitir que los usuarios escaneen códigos de barra, tomen fotos y más.

Diseña formularios que se vean increíbles fácilmente con Typeform . Hay más de 80 plantillas prediseñadas, modernas y con estilo, para escoger. El creador de formularios se integra con Google Analytics, así que podrás analizar tus datos fácilmente y conectarte a Zapier.

  • Diseño único. Si estás aburrido de los mismos formularios de siempre, te gustará la apariencia moderna de los formularios de Typeform. En lugar de mostrar todas las preguntas a la vez, Typeform las muestra de una a una, lo que puede mejorar las tasas de cuestionarios completados.
 
  • Atajos de teclado. Tus visitantes pueden rellenar todo el formulario usando solamente un teclado. Esto incluye seleccionar opciones de respuesta múltiple, escribir en menús desplegables para filtrar opciones y presionar “Enter” para ir al siguiente campo. ¿Y cuál es el resultado? ¡Más respuestas en tu cuestionario!
 
  • Apto para móvil. Los botones más grandes de los formularios de Typeform facilitan mucho que tus visitantes (especialmente los mayores) seleccionen y respondan a tus formularios desde dispositivos móviles.

Con 123FormBuilder, obtienes 200 plantillas para escoger, además de una impresionante variedad de herramientas; incluyendo verificación de dos pasos, múltiples campos seguidos y firmas electrónicas. Se integra fácilmente con plataformas como Wix y WordPress, así que puedes añadir fácilmente formularios a tu sitio web. Además, tienes acceso completo al código HTML.

  • Notificaciones múltiples. Mientras la mayoría de creadores de formularios para sitios web tienen activado algún tipo de sistema de notificaciones por correo electrónico cuando una nueva respuesta se guarda en tu base de datos, 123FormBuilder tiene un sistema más avanzado que te permite enviar notificaciones a tres direcciones diferentes en su plan gratuito.
  • Personalización CSS. Lleva el diseño de tu formulario en línea al siguiente nivel con la capacidad de personalizar tu código CSS. Cambia colores, estilos ¡y más!
  • Creación de temas. Diseña tu propio tema para que combine con el estilo de la marca de tu sitio web. Además, puedes guardar tu tema para usarlo en todos tus futuros formularios. La herramienta de creación de temas te permite crear hasta tres temas personalizados de formularios en el plan gratuito.

Si estás buscando una solución más segura para tus formularios en línea, por ejemplo, si estás recopilando respuestas sobre salud, entonces Formsite es para ti. No solo te ofrece cifrado de textos, sino que también puedes producir informes protegidos con contraseña. Desafortunadamente, en el plan gratuito solo recibes un correo diario de resumen (y no notificaciones por correo electrónico).

Formsite ofrece una gran variedad de opciones de campos de formularios gratuitas, además de que puedes subir ficheros. ¿Y cuál puede ser su mayor desventaja? Que solo te dan diez resultados por formulario con el plan gratuito.

  • Prevención de spam. Además de ser compatible con reCAPTCHA, Formsite tiene protección automática de spam en todos sus formularios. Esta función garantiza que cada respuesta que obtengas sea genuina y que tu base de datos no se llene de respuestas de spam.
  • Cifrado de campos de texto. Los creadores gratuitos de formularios en línea no suelen tener el nivel de seguridad que ofrece Formsite. Con el cifrado de campos de texto, puedes garantizar a los visitantes de tu sitio web que sus datos están seguros, lo que significa que tendrán más probabilidades de dártelos.
  • Código QR. Dirige a las personas a tu formulario en línea con el código QR. Es genial para añadir a folletos y otros documentos físicos, para que puedas llegar a las personas que de otra forma no llegarían a tu formulario.

Crea formularios con excelente apariencia que le den a tu negocio un gran impulso con Leadformly. Este creador fácil de usar de arrastrar y soltar viene repleto de herramientas avanzadas que pueden ayudarte a que tu negocio crezca rápido.

  • Analíticas de formularios. Obtienes datos avanzados en un vistazo de cifras como tasas de conversión, el valor de cada cliente potencial y la forma en que las personas responden a tus preguntas.
  • Conversiones. Leadformly tiene una reputación de aumentar conversiones, hasta un 212%. Usa más de cincuenta buenas prácticas para mejorar las conversiones, incluyendo segmentación de clientes potenciales. Con Leadformly, puedes conseguir una tasa de conversión de hasta 45%.
  • Smart Spam. En lugar de usar Captchas, Leadformly ha desarrollado una trampa de spam tipo honeypot. El filtro inteligente de spam ha sido diseñado para excluir el spam y darte más clientes potenciales.

Ninja Forms es un creador flexible de formularios diseñado especialmente para WordPress que puedes descargar e instalar gratuitamente. Pero si quieres usarlo para tus negocios, tendrás que suscribirte a un plan anual o comprar algunos complementos.

  • Complementos. Con Ninja Forms, no tienes que suscribirte a un plan anual. Puedes comprar los complementos individualmente para que puedas elegir el que quieras. Por ejemplo, si estás en el plan personal y quieres añadir una integración con Zapier, comprar el complemento sería un 60% más barato que subir al siguiente plan de pago.
  • Gestor de complementos. El panel de control de Ninja Forms en WordPress tiene un gestor útil que te permite instalar los complementos que hayas comprado con tan solo un clic, para que puedas empezar rápidamente a crear formularios avanzados.
  • Widgets y códigos cortos. Ninja Forms solo funciona con WordPress, pero hace que añadir formularios a tus páginas y publicarlas en WordPress sea fácil, realmente fácil. Puedes usar códigos cortos, widgets y contenido automático para darle a tus formularios la mayor exposición posible.

Gracias a la variedad de herramientas avanzadas para todo tipo de negocios, Formstack es particularmente útil si tienes reglas estrictas de datos a las que te tienes que adherir.

Otras funciones incluyen tests A/B, aceptar pagos directamente a través del formulario y personalización de marca. La interfaz es limpia y fácil de usar, con un creador de arrastrar y soltar que hace que personalizar tu formulario sea pan comido.

Aunque Formstack no ofrece un plan gratuito, puedes suscribirte a un periodo de prueba gratis de 14 días.

  • Cumplimiento. Si tu negocio está sujeto a regulaciones estrictas, Formstack te ofrece tranquilidad gracias a ser completamente conforme a la HIPAA. También cumple con el Reglamento General de Protección de Datos y te advertirá si tu formulario no cumple con los estándares de cumplimiento de la Sección 508 (para usuarios con tecnología de apoyo).
  • Editor avanzado de código. Controla totalmente la apariencia y el estilo de tu formulario web con la función de creación de temas. Esto incluye un editor avanzado de código que te permite editar directamente CSS y HTML.
  • Aprobación de flujos de trabajo. En un negocio regulado, necesitas saber que tus datos no están siendo mal gestionados. Además de ser un creador de formulario en conformidad con la HIPAA, Formstack te ofrece aprobación de flujos de trabajo. Esto garantiza que cuando recibes datos de formularios, estos llegan automáticamente a la persona correcta, lo que evita la filtración de información.

Si estás buscando un creador repleto de funciones, diseñado para ayudarte a crear formularios de excelente apariencia, Paperform es una buena opción. La interfaz lo facilita muchísimo y la puedes usar para todo, desde formularios de contacto hasta “formularios de destino”, en los que las páginas de destino se unen con los formularios en línea, como este:

  • Pagos y suscripciones. Es muy fácil aceptar pagos. Puedes crear tus suscripciones y también puedes aceptar donaciones. Los pagos se procesan a través de Braintree.
  • Simplicidad. Aunque tiene herramientas potentes, Paperform es increíblemente fácil de usar. El editor ha sido diseñado para que sientas como si simplemente escribieras un documento mientras creas tu formulario.
  • Formularios de incorporación y de solicitud. Paperform es perfecto para crear formularios de solicitud y formularios de información de clientes (de incorporación) directamente en tu sitio web. También hace que el proceso de responder las preguntas sea más agradable y se sienta menos como una obligación.

Recuerda que con los creadores gratuitos de formularios tienes restricciones, como el número de respuestas que puedes recibir o la cantidad de formularios que puedes crear. A pesar de estas restricciones, puede sorprenderte cuántas funciones puedes obtener sin tener que pagar.

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José Pedro Martín Escolar

Ayudo a los Despachos Profesionales en los Procesos y la Tecnología. Licenciado en Derecho, Máster en Asesoría Fiscal y Abogado colegiado. Más de 15 años de experiencia en la dirección de Despachos Profesionales. Inversor en startups tecnológicas y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales.

Actualizado el 21 de junio de 2021

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