La imputación de horas en los Despachos Profesionales

Las imputaciones de horas en los Despachos Profesionales

En los despachos profesionales, una de las mayores preocupaciones siempre ha sido saber si los clientes son rentables. Para conseguir medir de forma correcta la rentabilidad de los mismos, no hay mejor fórmula que la de la imputación de horas en los Despachos Profesionales.

3 razones para imputar horas en los Despachos Profesionales

* Optimización de recursos

Muchos despachos profesionales, a día de hoy, no saben si sus clientes son más o menos rentables, aunque quieren sacarles el máximo rendimiento posible. Detectar qué cliente es rentable y cuál no nos va a ayudar a controlar con qué cliente estamos perdiendo tiempo y dinero, y cuál es el que más margen de beneficio aporta a nuestro despacho.

* Mejora de procesos y protocolos

Tener un sistema definido de la imputación de horas en nuestra oficina hará que se establezcan una serie de procesos correctamente ordenados que nos permitirán ganar mucho tiempo.

* Poder ante una negociación

La tercera razón, y no por ello la menos importante, es que vamos a ganar poder ante cualquier negociación con el cliente. Tras establecer la metodología podremos justificar, de forma objetiva, una subida de cuota importante.

¿Qué, cómo y donde imputamos?

* ¿Qué imputar?

Recomendamos tener sentido común, imputar sólo aquellas tareas concretas que superen, como mínimo, los 15 minutos, y de una forma flexible, objetiva y que se pueda individualizar a un cliente.

* ¿Dónde lo imputamos?

Lo principal es que el programa que tenéis en la oficina para la gestión (contabilidad, nominas, etc.) tenga incorporado un módulo para imputar las horas de trabajo. De esta forma, obtendríamos el análisis de la imputación de forma automática.

* ¿Cómo lo imputamos?

En el módulo utilizado de imputación de horas introduciremos la fecha, la persona asignada, el cliente correspondiente, un concepto y el número de horas correspondiente. Es importante introducir un comentario que nos permitirá, además de saber para qué se han dedicado las horas indicadas, justificarlas frente al cliente.

Muchos de los proyectos para la imputación de horas mueren debido a que el personal no tiene un sistema claro para la imputación, por lo que tendrás que programar un aviso para que todos los días recuerde que hay que realizar la imputación.

Comienza a imputar en conceptos generales

Lo primero que os recomendamos cuando vamos a empezar a imputar las horas es que lo hagáis a conceptos generales, al menos al principio, ya que sabemos que los despachos profesionales somos muy dados a querer tener todo muy detallado. Después, poco a poco, ve creando una forma mucho más analítica en la medida de lo que puedas.

Ej. Laboral, Fiscal, Contabilidad, Jurídico…

¿Cuál es nuestro coste/hora?

Antes de comenzar a realizar el proceso de imputación de horas, tenemos que saber cuál es nuestro coste por hora para determinar el dinero que estamos perdiendo o ganando invirtiendo nuestro tiempo en un cliente.

Para conseguir la fórmula correcta en nuestro coste por hora, tenemos que tener en cuenta:

Gastos directos e indirectos.
Tiempo dedicado a vacaciones (normalmente un mes).
Horas efectivas de trabajo diarias.
Nº de personas.

Una vez hayas conseguido definir tu coste por hora, podrás enfrentarte a un cliente no rentable para exponerle la situación y plantearle una subida de cuota sin ningún problema.

Desde el Centro de Innovación, nos ponemos a vuestra disposición para ayudar y analizar las imputaciones de horas en los Despachos Profesionales, pero sobre todo os animamos a que empecéis con la imputación de horas, ya que en poco tiempo comenzaréis a notar muchísimas diferencias en el despacho, y os sentiréis muy fuertes frente a una negociación.