Última actualización: 09/08/2019

Introducción

Algo de lo que hemos hablado en otras ocasiones, son las herramientas de colaboración en los despachos profesionales que permiten la colaboración de una manera muy sencilla y visual para que tus tareas y proyectos salgan adelante.

El trabajo en equipo es la piedra angular de la sociedad industrializada y tecnológica. E-mail, videoconferencias, voz por IP, mensajería instantánea, foros, blogs, microblogging, redes sociales, wikis… Nunca habíamos estado tan en contactonunca habíamos tenido tanta capacidad para compartir.

Por ello, desde el Centro de Innovación de Despachos profesionales, hemos realizado un Ecosistema Tecnológico para Despachos Profesionales, donde podrás encontrar más de 190 productos pudiendo así encontrar aquellos que se adapten más a tus necesidades.

Los despachos profesionales que aprovechan las tecnologías de la comunicación para colaborar internamente, además de con sus socios, proveedores, clientes, etc, están logrando mejores beneficios. Te lo explicamos en el videoblog #75 Herramientas de Colaboración para asesores y abogados

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¿Cuáles son las ventajas de la tecnología?

  • Permite el trabajo flexible para que los trabajadores puedan trabajar desde su casa.
  • La tecnología disponible es fácil, intuitiva y sencilla. Además integra sistemas de chat, audio y video.
  • Integración con cientos de aplicaciones externas.
  • APP disponibles para móviles así como versiones escritorio.

Tecnología para la colaboración

Los despachos profesionales necesitan tener lo mejor comunicados a sus equipos y para ello es necesario el uso de la tecnología. Se trata de crear colaboraciones reales y efectivas.

A continuación tienes un resumen de los principales software del mercado. Estas herramientas son aquellas que se están posicionando en el mercado como tecnología para la gestión de proyectos y tareas.

Poco a poco las iremos utilizando de forma común en nuestro día a día, y hoy os vamos a presentar algunas de las características principales:

 

Airtable

 

Una aplicación gratuita con algunas funciones Premium bastante semejante a un Excel, que te permitirá organizar cualquier tarea de una manera muy simple y eficiente.

Tiene una aplicación de escritorio disponible para MAC y Windows e incluso otra para dispositivos móviles. La filosofía de Airtable dice que la tecnología no debería decirte cómo deberías trabajar, tú deberías decirle a la tecnología cómo quieres hacerlo.

Es una aplicación muy intuitiva, donde podrás crear nuevas bases de datos e incluso compartirlas con otras personas fácilmente. Además, cuenta con un soporte incorporado para conectarse con más de 1000 sitios web.

 

Jira

 

Es una herramienta en línea de desarrollo de software para la administración de tareas de un proyecto, el seguimiento de errores e incidencias y para la gestión operativa de proyectos.

Te permite tener flujo de trabajo predefinido o creando uno que se adapte a la forma de trabajar de tu equipo.

Cuenta con más de 3000 aplicaciones para poder ampliar su capacidad e integra herramientas para desarrolladores que permiten obtener una trazabilidad completa. Jira tiene una diversidad de precios flexibles por usuario, así no pagarás por más de lo que necesitas.

 

Basecamp

 

Otro podría ser Basecamp, que ayuda a aumentar la responsabilidad y comunicarse de manera más eficiente. Te permite crear listas de tareas pendientes, asignarlas y establecer fechas de vencimiento, pudiendo rastrear y hacer un seguimiento de las tareas vencidas, obteniendo en tu bandeja de entrada un resumen de la actividad diaria.

Cada proyecto en Basecamp incluye un cronograma que muestra las tareas y los eventos de ese proyecto, pudiendo enlazarlo con otras aplicaciones como Google Calendar o iCal.

Además permite crear un acceso a clientes donde podrás reenviar correos electrónicos desde Basecamp o compartir tareas pendientes creando enlaces públicos para poder compartirlo con ellos.

 

Asana

 

Es una herramienta muy visual cuyo objetivo es la gestión de tareas para que los despachos puedan mantenerse enfocados en las metas y proyectos que hacen crecer la empresa.  Tiene un plan gratuito y un plan Premium.

Tras la creación de una tarea, Asana nos permite asignarla y  adjuntar archivos a través de Dropbox o Drive. Podemos ponerle etiquetas, comentarios y lo más llamativo, crear subtareas.

Además puedes llevar al día los correos electrónicos, archivos y calendarios enlazándolos con más de 100 aplicaciones para verlo todo en un mismo lugar. Sin duda alguna, es la forma más fácil de gestionar proyectos y tareas de equipo.

 

Trello

Trello

 

Es una herramienta de gestión de proyectos que permite que la colaboración sea sencilla. Su board es una página web con listas horizontales que te permiten, de un solo vistazo, apreciar todo lo que hay en tu proyecto.

Los ítems dentro de las listas (llamados cards) pueden arrastrarse y soltarse en otras listas de una manera muy sencilla.

Trello se adaptará a tu modo de trabajo gracias a su diversidad de imágenes y etiquetas de colores, gracias a esto consigue alcanzar un balance entre una interfaz simple y elegante al mismo tiempo que incluye características muy potentes y flexibles.

 

Monday

Monday

 

Monday es una herramienta que permite mantener a tu equipo organizado, concentrado y al día para completar los proyectos de forma eficiente, aprovechando cada oportunidad.

Provee una visión general y específica de cada proyecto. Permite que todos asuman responsabilidad de sus tareas. Además es fácil y rápido de usar, personalizando tu proceso de trabajo.

 

Workfront

Workfront

 

Es un software de gestión de trabajo y gestión de proyectos que te permite conectar, optimizar y adaptar todos tus proyectos.

Con Workfront, tendrás procesos estandarizados, crearás eficiencias y ampliarás la colaboración, preparándote para ampliar los límites y llevar tu negocio a un nivel completamente nuevo.

 

Smartsheet

Smartsheet

 

Es una plataforma poderosa y sólida que se adapta a tu forma de trabajar para que puedas decir sí a más ideas, clientes e ingresos.

Smartsheet funciona perfectamente con tus herramientas y aplicaciones empresariales favoritas, para que puedas enfocarte en el trabajo más importante, utilizando la mejor herramienta para el trabajo

 

Wrike

Wrike

 

Por otra parte, Wrike te permite obtener visibilidad, agilizar tus flujos de trabajo, facilitar la colaboración y simplificar la planificación de tu despacho.

Organiza en un solo lugar todo lo necesario para completar tu proyecto, manteniendo tus prioridades y objetivos a la vista.

 

backlog

Backlog

Este software te permitirá trabajar visualmente ya que permite analizar el progreso de tu proyecto en un solo vistazo. El enfoque visual de Backlog para la gestión de proyectos ofrece mayor visibilidad, mayor productividad y un seguimiento más sencillo.

Backlog es una herramienta que a través de la revisión de código permite minimizar los conflictos y errores gracias a sus notificaciones push para nuevos problemas, pudiendo hacer un seguimiento y evitando que el trabajo acumulado se convierta en un conflicto.

 

Teamwork

Teamwork

Es un software de gestión de proyectos que te permite trabajar “a tu manera” gracias a su CRM que facilita cerrar tratos y aumentar los ingresos.

Además Teamwork consta de un chat para empresas que valoran la comunicación y colaboración, manteniendo la comunicación de equipo abierta y tomando decisiones más rápidamente.

 

Citrix-PODIO

Podio

Podio permite tener tus flujos de trabajo estructurados y optimizados para que tu equipo trabaje de manera organizada fomentando a concentración y la claridad que los trabajadores necesitan para volcarse por completo en su trabajo.

La estabilidad de Podio y su interfaz intuitiva hacen que su despliegue resulte sencillo. Como parte de Citrix, se adhieren a las normas de seguridad más rigurosas.

Podio se integra perfectamente con muchos de los servicios más populares de alojamiento de archivos, soporte para clientes y herramientas de marketing para ser la plataforma que une todo el trabajo de tu equipo.

Notion

Notion

¿Demasiadas herramientas? ¿Demasiado caos? La noción de este software es permitirte tener todo tu espacio de trabajo en un solo lugar, evitando perderte entre pestañas unificando cuatro herramientas en una sola.

Esta unificación de Notion permite que tu equipo trabaje de una forma más clara y eficaz manteniéndose enfocado y aumentando la productividad personal.

 

Samepage

Samepage

Samepage combina el chat en equipo, la videoconferencia, el uso compartido de pantallas, la gestión de tareas, el intercambio de archivos y la colaboración de documentos en tiempo real en un único espacio de trabajo colaborativo basado en la nube.

 

Moovia

El software de Moovia te permite mejorar el compromiso del equipo evaluando su empeño en un entorno amigable y generando motivación con reconocimiento en tiempo real.

Gracias a su gestión de las áreas de negocio puedes establecer prioridades y promover el intercambio de conocimientos además de permitirte tener una gestión de tus clientes interaccionando con ellos y monitorizando el  progreso.

Todoist

Todoist

Todoist es aplicación multiplataforma de organización de tareas a través del uso de categorías, etiquetas y filtros. Destaca por su sencillez de uso que te permite comenzar a utilizarla con total comodidad desde el primer día.

Funciona incluso sin conexión a internet lo que te aporta una flexibilidad enorme a la hora de gestionar o crear nuevas tareas.

 

Microsoft Teams

Es el centro para el trabajo en equipo de Office 365. Comunícate de forma más eficaz con el equipo manteniéndolo informado de todo con los chats de grupo, las reuniones en línea, las llamadas y las conferencias web.

Con Microsoft Teams puedes personalizar el área de trabajo agregando tus aplicaciones favoritas de Microsoft y servicios de terceros para que tu negocio siga avanzando.

 

Lo bueno de la conectividad es que podemos trabajar con “lugares temporales” que nos servirán para trabajar colaborativamente.

Todas estas herramientas de colaboración  se pueden enlazar con la parte de comunicación, donde a través de plataformas como Slack, tras mantener una conversación, puedes generar una tarea en uno de estos gestores y hacer tu proyecto mucho más sencillo y optimizado.

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José Pedro Martín Escolar
👉 Ayudo a los despachos profesionales en los Procesos y la Tecnología. ❤️ #emprendimiento 🎥 Videoblog Pasión por el Despacho 🎧 Podcasts Pasión por el Despacho.Licenciado en Derecho (UCM), Máster en Asesoría Fiscal (ICADE), Abogado (colegiado Nº 81587 ICAM). Más de 15 años de experiencia en la dirección de despachos profesionales y realizando funciones de asesoría fiscal, jurídica y Protección de Datos.

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