La gestión documental en los despachos profesionales

La gestión documental en los Despachos Profesionales y Abogados

Aspectos Básicos

Los Despachos Profesionales tienen un pilar base en su actividad: la gestión documental. Todos los despachos constantemente hacen uso de grandes cantidades de documentos, y su buena gestión supone en gran medida el éxito del servicio que ofrecen. Una buena gestión debe estar basada en tres principios:

Almacenamiento adecuado en una carpeta o fichero relacionado con la ficha de cliente, el expediente o el apartado correspondiente.
Títulos y etiquetas adecuadas para que la búsqueda resulte sencilla.
Velar por la seguridad a la hora de almacenar la información ya que, en muchos casos, están sujetas a la confidencialidad y protección de datos.

Ventajas de los Software de Gestión Documental

Facilita la respuesta y acceso inmediato desde cualquier lugar a los documentos que necesites en un momento determinado.
Aumenta la eficacia y eficiencia del profesional en el trabajo diario del despacho.
Mejora la atención al cliente: mayor rapidez de respuesta.
Mayor seguridad a la hora de manejar documentos sensibles.

Sistema tradicional de carpetas de Windows ("El sistema más utilizado por los Despachos")

El sistema tradicional de almacenamiento en archivadores, carpetas y grandes estanterías plagadas de estas, fue sustituido por un modelo basado en carpetas de Windows, siendo este el primer paso de los despachos hacia la digitalización.

Respecto a estas carpetas «digitales«, cada despacho tiene una organización diferente. Lo normal es encontrar una carpeta «holding» denominada Clientes, desglosada por tipo de empresa (Ej. Módulos, Estimaciones, Sociedades…). A su vez, dichas carpetas tienen un sistema de subcarpetas por clientes, y dentro de la carpetas de clientes otras subcarpetas (Ej. Escrituras, Expedientes, Contabilidad, Laboral…) y así le siguen más, más y más subcarpetas.

Es el sistema más utilizado por los despachos en sus comienzos, así como por asesorías con muchos años de trayectoria.

Lugar de almacenamiento

Servidor Central

Normalmente los despachos almacenan todos los documentos en el servidor central de dicho Despacho, y los documentos se comparten con todos los usuarios mediante una unidad (Ej. X://Clientes…).

Discos externos

Los servidores, donde se instala el software principal del despacho a nivel de gestión, no tienen como finalidad la gestión de cientos de archivos word, excel, pdf o similar. Por eso, aconsejamos utilizar discos externos especializados para estos temas.

Para un despacho de entre 1 y 50 usuarios, recomendamos un QNAP con un almacenamiento de 4 a 32 TB.

Almacenamiento en la nube e integrado con el PC (aconsejable)

Aconsejamos tener una copia de los datos almacenados en el disco externo en la nube. En el caso del Qnap, trae instalado un plugin para poder conectarlo con todos los servicios de almacenamiento en la nube como Drive, Dropbox, Amazon o cualquier otro similar.

Algunos despachos han optado por almacenar directamente los datos en la nube con la «sensación» de tenerlos en un servidor o disco externo en la oficina. Ejemplo de esto es el servicio que ofrece Google Drive (más información aquí). En YouTube podéis encontrar muchos videotutoriales:

La ventaja de este servicio es que evitamos tener los datos en la oficina de forma «física«, ya sea en el servidor o en un disco externo, además de evitar las copias de seguridad, dado que se encuentra almacenada en la nube. Otra ventaja es que puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo móvil. En el caso de Drive, cuenta con una APP para Android y también una APP para IOS, lo cual nos permite un acceso rápido a toda la información del despacho.

Gestores documentales de los ERPs del Despacho

Algunos software de gestión integral para el Despacho o para los Abogados ofrecen un módulo complementario y totalmente integrado en dicho ERP que se suele denominar «gestión documental«. ¿Realmente funcionan? ¿Merece la pena invertir en ellos? La respuesta no es tan sencilla, es difícil responder con un Sí o No. Dependerá del software y de su funcionamiento.

Según mi opinión, son el modelo ideal si realmente incorporan un sistema para adjuntar documentos con vinculación automática a una carpeta destino, y si además tienen un buscador masivo por palabras de los propios documentos (es decir, un «buscador inteligente«).

En general, dichos gestores documentales integrados dentro de los propios ERPs del despacho están basados en tres sistemas: (nos referimos a los softwares instalados en el propio servidor del despacho).

Sistema de vinculación (X)

Esto supone que cualquier usuario del despacho puede adjuntar a dicho gestor documental un fichero (ej. un documento word), pero tiene que marcar exactamente la ruta o el lugar donde se encuentra dicho documento en el servidor o unidad correspondiente. ¿Cuáles son los inconvenientes?

Tenemos que guardar el documento en la ruta correspondiente y posteriormente, de forma manual, informar en el gestor documental la ruta exacta de dicho documento.
Es un sistema que no es operativo porque si cambiamos el documento de lugar, ya no aparecería en el gestor documental al ser una ruta diferente.
Para que cualquier usuario lo pueda ver, todos tienen que tener habilitado en su ordenador la ruta destino.

Sistema de Importación o adjunto (X)

Tiene grandes ventajas porque el documento estaría adjunto directamente en el expediente, ficha de cliente, contrato o cualquier otro. ¿Cuáles son los inconvenientes?

Algunos sistemas de importación, cuando adjuntan documentos, convierten todo tipo de ficheros (word, excel, txt…) en formato pdf. Por tanto, ya no sería posible modificarlos.
Otros permiten adjuntar archivos en formato word o excel, pero no dejan modificarlo.

Sistema adjunto, posibilidad de modificación y vinculación automática (Ok)

En este caso, los documentos estarían adjuntos al expediente, ficha de cliente, contrato o cualquier otro apartado, con la ventaja de poder seguir abriendo el documento origen si está en formato excel o word y, por tanto, poder modificarlo. Además, al adjuntar el documento, lo guarda automáticamente en una ruta predeterminada.

Este tipo de gestores documentales permiten también poner etiquetas, aunque este es un tema que no veo operativo por el tiempo de dedicación. Tenemos que ser conscientes de que los procesos y protocolos deben ser sencillos y fáciles, porque en los despachos nos falta «tiempo«. Por eso aconsejamos que dicho gestor documental permita hacer una búsqueda rápida y masiva de todos los documentos por palabras del «contenido«.

¿Te suena intentar encontrar un documento pero no recordar el título o el cliente, pero sí parte del contenido? Uff… cuantas veces me fui a casa sin poder encontrar ese contrato «perfecto» que hice un día y que me vendría genial para el que tengo que preparar ahora. Pues bien, te damos algunos consejos para buscar dichos documentos a través de Windows:

1. Botón derecho y marcar «abrir el Explorador de Windows«

2. Herramientas / Opciones de carpeta

3. Marcar «Buscar siempre en los nombres y en el contenido…»

4. Buscar por las palabras correspondientes

5. Cambiar configuración de tipo de archivo de búsquedas

6. Pulsar «Opciones avanzadas«

7. Marcar «Indizar las propiedades y el contenido del archivo«

¿Qué documentación adjuntarías a este tipo de sofware? Teniendo en cuenta que el software de gestión integral del despacho (ERP) es nuestra herramienta de trabajo diario, deberíamos, desde dicho software, tener acceso directo a los documentos más básicos:

Escrituras, DNIs y similares.
Contratos de cuotas mensuales.
Documentos de Expedientes.

Software de gestión documental externos e integrados con los ERP

Debido a la especialización, desde hace muchos años empezaron a existir Software para la Gestión Documental que se pueden conectar de forma automática y directamente a los ERP más importantes del mercado. Esto supuso un paso más hacia el almacenamiento “inteligente”, por el cual se redefinió el modelo de negocio para conseguir una mayor productividad y efectividad en las actividades diarias. De esta forma, todos los miembros del despacho tendrían un acceso rápido y sencillo a todos los datos que requirieran en sus labores desde sus propios puestos de trabajo.

Son ideales para el escaneo de documentos físicos o pdf de forma masiva. Imaginaros en el caso de querer digitalizar albaranes, facturas o documentos antiguos de expedientes. Entre las características principales que debe tener un buen gestor documental se encuentran las siguientes:

Captación de imágenes en formato digital. Debe incorporar las últimas tecnologías en captación de imágenes utilizadas por las empresas más punteras del sector.
Procesos de reconocimiento óptico de caracteres, reconocimiento de formularios, lectura de códigos de barras, etc., con la mejor tecnología OCR que exista en el mercado.
Base de datos relacional. Poder trabajar de forma nativa con Oracle y Microsoft SQL, y enlazar con cualquier base de datos relacional del mercado mediante OLE-DB y ODBC.
Facturación digital para el control de albaranes y garantía de facturación. Asegurar la calidad de la propia factura, ahorrar costes asociados de personal, de tiempo, papel etc. Poder enviar sus facturas por correo electrónico a sus clientes, con la posibilidad de firmarlas.

Digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria y por las Diputaciones Forales Vascas y Navarra, para facturas de proveedores. Permitir destruir las facturas recibidas en papel, dando validez legal a la imagen digitalizada que se conserva con nuestra solución de gestión documental.

Extraer de forma automática la información contable de las facturas de proveedores, sin necesidad de crear ninguna plantilla ni aprendizaje previo. Ser capaz de reconocer y extraer los siguientes datos (Cuenta contable del proveedor, Código del proveedor, Fecha de la factura, Número de la factura, Base imponible, Importe del IVA, Importe total de la factura, Vencimiento, Número de pedido, Albaranes, Líneas de factura…).

Aplicación pensada para el cliente o el usuario externo de la empresa. Poder consultar y enviar directamente los documentos desde una app del móvil a su base de datos documental sin necesidad de usar el correo electrónico.
Sistemas de Workflow. Permitir la gestión de los documentos, integrada en un circuito administrativo de seguimiento y validación.

Entre dichos software podemos destacar los siguientes:

Difs® (Digital Image File System) (Uno de los mejores gestores del mercado):

Es un producto de la empresa Matrix Development System S.A. Una herramienta ideal para solucionar los diferentes problemas asociados al mantenimiento del archivo y de la comunicación interna de su empresa. Os dejamos una entrevista a Carlos, el director general de Matrix Development

Ubyquo. Es una solución de gestión documental con todo lo que necesitas para trabajar sin papeles

Athento. Athento usa tecnologias inteligentes, como Machine Learning y Semántica para automatizar procesos de negocio

Confidencialidad de los documentos

Este es un reto en la mayoría de los despachos profesionales. No existe una política clara respecto a las restricciones internas para el acceso de expedientes y documentos. Esto es entendible debido a que se busca la eficiencia y rapidez de las operaciones, pero cualquier usuario en el despacho puede acceder a las carpetas de los clientes y hacer un «mal uso» de los documentos.

Ahora bien, yo aconsejo que los expedientes «importantes» estén limitados en su acceso. Para lo demás, la mejor solución es poder tener algún sistema que deje un registro de qué usuario ha visto el documento, lo ha impreso, lo ha copiado… Quizás no es una solución perfecta, pero al menos tenemos un registro con información.

Entonces, ¿Cuál es el sistema ideal?

Existe un gran ecosistema tecnológico con una amplia oferta sobre diferentes software de gestión documental que pone a nuestro alcance la posibilidad de elegirlo en función de las necesidades específicas de cada Despacho Profesional.

Si venimos avisando de que el futuro del sector es la Consultoría de calidad, la gestión adecuada de los documentos va a ser, sin lugar a dudas, su pilar fundamental. Todo ello, bajo un modelo colaborativo tanto por parte de los Despachos como de los propios proveedores tecnológicos: lograr la conexión adecuada entre los software para el acceso rápido y sencillo a los documentos, y que varios Despachos trabajen en un sólo documento simultáneamente.

El modelo ideal sería:

Software de gestión del despacho que tuviera integrado un «gestor documental«, y que en dicho gestor se pudiera:

– Adjuntar documentos con la posibilidad de poder modificar los archivos como word o excel, y que dichos documentos los pudieras adjuntar a la ficha de cliente, contratos, expedientes, ficha de empleados…

– Búsqueda de palabras por «contenido», de forma rápida.

Integrado con un gestor documental externo para reconocimiento OCR de factura o archivos masivos.

Por último, es importante la conectividad, para que el Cliente pudiera tener acceso a los documentos del despacho, a través de un Portal del Cliente o similar.