El 10 de febrero de 2015 se celebró el VIII Taller de Innovación de Despachos Profesionales, bajo el título “La gestión del cambio en los despachos Profesionales“. El hashtag que se utilizó para twitter fue #despachosporelcambio.

Fue una mañana muy intensa para profundizar, a través de las todas las ponencias, en la problemática que conlleva la gestión del cambio. Podríamos resumirlo en que el éxito de un cambio está en la tecnología, los procesos y las personas.

Si no pudiste acudir al evento, a continuación te facilitamos acceso al vídeo para que puedas verlo:

El evento fue inagurado por Luis Pardo (CEO de Sage Españaque nos transmitió que estamos en el momento más importante de cambios a nivel político, económico y social, y esto va a revolucionar el mundo de los despachos profesionales. Este año 2015 el tejido empresarial crecerá un 2,5%. Nos recuerda que “estamos en un momento bueno“.

 

La prioridad para las pymes es optimizar sus procesos a través de la tecnología y sólo triunfarán en los próximos 10 años las empresas que hagan “T al cuadrado”; es decir, innovación en Tecnologia y Talento.

Más del 80% de los ingresos vienen de la producción, y la producción se convertirá en una commodity.

El talento significa cómo formamos a nuestros equipos para que puedan dar un valor y una experiencia a nuestros clientes. La clave estará en cómo integramos la información del cliente con el despacho.

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(Descarga la ponencia de Jose Pedro).

José Pedro Martín (Director General del Centro de Innovación de Despachos Profesionales) nos recordó que las empresas tienen como principal finalidad “ganar dinero“, y esto solamente lo podemos conseguir a través de la tecnología, que es algo más que tener un mero software contable y laboral, y automatizando procesos.

Un ejemplo de automatización de procesos sería:

Todos los días 23 de cada mes, a las 12 de la noche automáticamente (sin tener que darle a ningún botón), se le envía un correo a cada uno de nuestros clientes informándoles de que ya tenemos listos sus seguros sociales, indicándoles el importe que le sale en los mismos y si se lo hemos domiciliado (informándole también del número de cuenta bancaria) o si tiene que venir a recogerlo en papel para pagarlo en ventanilla.

Nos recordó a todos que la inversión en un software debe ser estratégica. Por ello, Sage es el proveedor ideal: porque está en 23 países, con 350.000 clientes y 18.000 despachos en España. Además, Sage se está preocupando por ayudar a los Despachos Profesionales con proyectos de consultoría y en mejorar las integraciones con los mejores proveedores tecnológicos del sector.

Para finalizar su ponencia, comenta a todos los Despachos Profesionales que pueden encontrar la mejor tecnología en el Centro de Innovación de Despachos Profesionales (www.innovaciondespachos.com).

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(Descarga la ponencia de Ángel Lacalle).

Ángel Lacalle (director comercial de Ubyquo), nos presenta un video que explica muy bien el proceso de digitalización y automatización de los procesos contables. Lo podéis ver a continuación:

En cualquier proyecto o implantación tecnológica, la fase primera debe ser la consultoría, que en los próximos años será mas cercana al cliente. Cuando existe una implantación tecnologica, se necesita gente que te ayude a realizarla con metodología. Por ello, Angel Lacalle resalta que debemos comunicarlo a los trabajadores y colaboradores; después deberemos implantarlo, hacer una buena formación y, por último, debemos hacer un proceso de verificación (“no todo sale bien a la primera, seamos realistas“).

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(Descarga la ponencia de Rafael Ruiz).

Rafael Ruiz (Director de Castellana Consultores) es un verdadero caso de éxito, pues implantó Sage Despachos en menos de un mes y medio. Lo que siempre ha caracterizado a su despacho es la automatización de todas las tareas administrativas. Antes de que la tecnología hubiera llegado a este sector de los despachos profesionales, ellos pensaban cómo realizar más rápidamente un asiento contable. Recuerda a todos que  “somos vendedores de horas“; por tanto, si no tenemos un equilibrio, no tendremos éxitos.

Nos recuerda que las personas son lo fundamental, y deben tener una actitud de pasión por el trabajo. Respecto a la formación, es esencial hacer un mínimo de un curso al año.

De 156.000 despachos profesionales en España, solo unos 4.000 que están apostando fuerte por la tecnología. Esto significa que gran parte de los despachos profesionales desaparecerán.

Por último, Rafael Ruiz insistió en que para ser competitivos y rentables, deberemos reducir horas de trabajo administrativo, y esto nos ayudará a trabajar en los clientes, ofreciendo un alto valor añadido. Debemos entender el software no como un gasto, sino como una inversión; y para saber si es rentable, debemos estudiar el ahorro de costes que supone el trabajo administrativo. “Sale más barato pasar por la inversión tecnológica“.

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Aude Fernández (Director de Labconfis) ha trabajado durante 27 años en el sector de los despachos profesionales, y tiene claro que debemos utilizar la última tecnología y crear confianza en el cliente.

Con la tecnología se gana “seguridad” y se da “calidad“. Cuando ellos empezaron a trabajar con la digitalización y automatización de facturas, vieron que les podía ayudar a ser más eficaces. Siempre tuvieron una actitud de trabajar en esa línea, buscando siempre un proveedor que entendiera sus problemas.

En aquel momento fueron unos adelantados a nivel tecnológico. Tenían claro que el cambio no era una garantía de éxito, pero la garantía de fracaso era seguir como estaban. “Una vez aplicado el cambio, todo es mucho más fácil y sencillo porque los trabajadores ya han tenido la experiencia“.

Victor Herrero nos recordó el gran cambio social actual, el cual esta ligado a la parte comercial de las empresas. Además nos habla del “T al cubo“; es decir, tecnología, talento y telepresencia. Al final lo importante es “estar” en internet.

Algo que para nosotros es tan necesario como internet, hace unos años no existía. Actualmente están desapareciendo muchas profesiones y están apareciendo otras. La gente se relaciona de forma masiva a través de internet. Por ejemplo, en Estados Unidos una de cada tres parejas se ha conocido por internet.

¿En el futuro o en el medio plazo alguien contratará a un abogado por internet? Antes de que finalice el año 2015, el 37% de la población teletrabajará, y el 87% de lo directivos concluyen que el teletrabajo permite una mayor productividad. Esto ya es una realidad, pero “¿Cómo nos va a afectar a los despachos profesionales?”.

El Crowdsourcing es que, una persona con una necesidad concreta la publique en una plataforma tecnológica (marketplace) para que un proveedor oferte sus servicios. Dichas plataformas no solo ponen en contacto oferta y demanda, sino que además supervisan la calidad y envían una encuenta para que el cliente opine. En el sector IT y de la creatividad es habitual estos marketplace, pero ¿afectará al sector de los despachos profesionales? En Estados Unidos, una sola plataforma de crowdsourcing puede generar una facturación de servicios legales de aproximadamente 38 millones de euros, con un coste medio de 700 euros por servicio. Lo importante no es lo que están facturando en la actualidad, sino que en un año la facturación se ha duplicado. Es decir, la tendencia es de gran crecimiento.

Esto que cuenta está sucediendo en Estados Unidos. Pero lo que sucede allí, acaba teniendo éxito en España. Lo más importante será las valoraciones y comentarios, pues esto es lo que crea la confianza.

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(Descarga la ponencia de Lucas de Mendoza).

Lucas de Mendoza (Director de Consultoría y de Formación de Sage) nos recuerda que cada vez existe más competencia, y la realidad es que terminamos compitiendo en precio porque no existen propuestas de valores añadidos. Por ello, solo unos pocos despachos permanecerán en un futuro.

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Cada vez se demanda menos la producción y más la consultoría. ¿Cómo se compite? Debemos tener una integración con otras plataformas y automatizar procesos.

Respecto a la gestión del cambio, todo gira alrededor de los procesos, tecnología y personas. Los procesos son el “cerebro“, la tecnología es el “esqueleto” y las personas son el “músculo“. De todo esto, lo más importante son las personas (“los músculos de la organización“). Los planes de negocio y estratégicos se quedan “en el cajón” a no ser que los ejecutemos. Por eso, es importante implicar a las personas.

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Las personas son lo más importante, y quien apuesta en las personas gana en el cambio. Por supuesto, la pasión y el tener un sueño es lo que debe estar en el fondo de todo.

Pablo Urquijo (Director General de Experis, ManPower) nos hizo una presentación muy gráfica con imágenes y vídeos. Resaltó que debemos cambiar el lenguaje, debemos hablar de proyecto, de que las personas tienen protagonismo y visibilidad, pues de esta forma van a estar motivadas.

Las compañías piensan cómo retener el talento, porque la economía mejora. Para ello la clave está en el trabajo en equipo. Un tema que debemos trabajar más, porque las personas que se sienten parte de un equipo adquieren un compromiso mayor. Además, debemos formarlos y preocuparnos por crear planes de carrera.

Gracias a las redes sociales es más fácil detectar el talento; las personas tienen la opción de expresarse y “venderse“. Y lo hacen con mucha creatividad.

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(Descarga la ponencia de Javier Montero).

Javier Montero (director en Quality Conta) nos dio algunos consejos muy prácticos. Tenemos despachos profesionales con alta tecnología, pero el cambio lo tenemos que hacer con ILUSIÓN. Debemos ilusionarlos, y lo conseguiremos con:

  • Desarrollo de la carrera profesional.
  • Sistema retributivo.
  • Sistema emocional.

Tratamos con personal muy cualificado y preparado. Por ello, debemos tener un plan de carrera muy definido. Los que necesitan más formación son el “departamento fiscal y contable” debido a los cambios normativos.

Resalta Javier Montero que a los candidatos, en el manual de bienvenida, debemos explicarles el plan formativo y las fases que van a existir. Muy importante la formación complementaria, como el idioma, y también los “cursos de no especialidad“. Cada vez se le da más importancia a especializarnos y debemos tener conocimientos generales de otras áreas. Por ello, debemos dar otro tipo de formación.

El plan de carrera jerárquico es necesario. Debemos tener un plan de ascenso con unas fases programadas y un plan de sucesión. Hace muchos años, Qualityconta lo puso en marcha y lo preparó desde el punto de vista de “qué cosas me gustaría a mí que tuviera el plan de carrera si fuera mi empresa“. Si muchos empleados piensan que les gustaría tener su propio despacho, es importante que tengan esa opción dentro de nuestra empresa.

A la retribución emocional no le damos el valor que tiene, y los compañeros de trabajo lo necesitan. Conciliación familiar, calendario laboral con flexibilidad, asuntos propios que pueden compensar con el esfuerzo requerido y realizado…

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(Descarga la ponencia de Alberto Joven).

Alberto Joven (Responsable Área Laboral y Blogger), hace su exposición desde el punto de vista del empleado. Nos regala una frase para que reflexionemos: “Los trabajadores no son autónomos, pero son responsables con su trabajo” y además “No debemos hablar de trabajadores sino colaboradores“.

Nadie sabe todo, todos saben algo, entre todos saben mucho“, es una cuestión de equipo. Una vez que tenemos claro esto, el objetivo es saber donde queremos ir; y para ello los objetivos deben ser factibles, medibles, realistas, claros y coherentes. Si yo mejoro y crezco, el cliente mejora y crece; en cambio, si yo me duermo, el cliente “se va”.

En la vida siempre necesitamos a alguien que nos tiene que ayudar; existen buenos expertos. También tenemos que apoyarnos en la tecnología, pues ha venido para quedarse.

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(Descarga la ponencia de Antonio Izquierdo).

Antonio Izquierdo (Director en Izquierdo Motter) nos explica que hemos tenido buenos años, pero el entorno nos ha dejado fuera de juego. Una de las compraventas de despachos profesionales más importantes a nivel nacional ha sido participada a nivel de consultoría por Antonio Izquierdo, y nos comenta que tampoco son tan complicadas. Lo importante es tener intenciones y estrategias.

No pensemos en el largo plazo, porque los tiempos se acortan y empieza a existir un modelo colaborativo y de sinergias para poder ser más competitivos. Nos comenta que existe “una” solicitud de venta por “veinte” de compra.

La “venta y el relevo generacional” es una cuestión de socios, pero también de personas. Se encuentran, por un lado, las estrategias puras del despacho, y por otro la estrategia personal del socio, las cuales deben separarse muy bien, porque si no nos pueden bloquear.

Existen despachos que actúan de forma preventiva y otros de forma reactiva. La diferencia es relevante porque, en el primer caso, estaremos visualizando la decisión, y la podremos interiorizar.

El éxito o fracaso dependerá de nuestro plan; debe compartirse y tampoco se trata de forzar.

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José Pedro Martín Escolar

Ayudo a los Despachos Profesionales en los Procesos y la Tecnología. Licenciado en Derecho, Máster en Asesoría Fiscal y Abogado colegiado. Más de 15 años de experiencia en la dirección de Despachos Profesionales. Inversor en startups tecnológicas y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales.

Actualizado el 09 de octubre de 2019

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