La automatización en los procesos contables y laborales

Algunas personas dicen que hacer una nómina es “¿darle a un botón?»… espero que un día esto sea una realidad, pero de momento que nadie se equivoque.

Un porcentaje, quizás muy bajo, de las nóminas que se realizan en las empresas, asesorías o despachos profesionales, no son del todo correctas: por no aplicarse bien el convenio, elegir la mejor opción de contrato, despidos mal planteados, irpf mal calculados, equivocaciones… Si analizamos las causas que existen detrás de todo esto, nos encontramos con:

Falta absoluta de organización interna por no tener un software adecuado. No podemos a estas alturas gestionar un despacho profesional a base de excel y con las agendas de las mutuas (que, por cierto, las que más me gustan son las de Asepeyo, aunque las de Fremap también son muy buenas).

Profesionales muy mal pagados: algún caso he conocido de profesionales, licenciados y con Máster, y con más de dos años de experiencia en un mismo despacho, cobrando cantidades que prefiero no reflejar en este post. Estoy preparando un artículo que publicaré en las próximas semanas sobre la realidad de los salarios en los despachos profesionales, y en el que sí hablaré de dinero, que puede ser el origen de muchos de nuestros problemas. No vale la excusa de que los ingresos del despacho son pocos. Si es así, cierra el despacho; dichos profesionales, tus clientes y el sector te lo van a agradecer.

Falta de implicación por parte de los directores y/o dueños de los despachos en mejorar la gestión. Y claro, “si el jefe no se preocupa, imagínate yo”.

¿Cuando fue la última vez que tu personal realizó un curso de formación? Mejor no respondamos a esta pregunta…

Como somos humanos, a veces también nos equivocamos, y como no existen protocolos de revisión, pues nadie se da cuenta hasta que contratamos a una nueva persona para el departamento y descubre el pastel.

Clientes que dependen de ciertos profesionales en vez de de una organización. Y esto hace que, si ese profesional se va, el cliente puede que se vaya también (¿alguno lo ha sufrido? Déjanos tu experiencia en los comentarios).

Con este escenario, ¿cuál es la solución para no perder la calidad de los despachos profesionales? La única solución que yo veo para mejorar este panorama es automatizar todos los procesos del despacho, principalmente del departamento contable y laboral, para asegurar la calidad.

Imaginaos un césped que tuviéramos que regar todos los días. No tendría mucho sentido cuando podemos automatizarlo instalando una serie de gomas y pajaritos. Ahora bien, una vez instalado, es obvio que de forma continua deberemos supervisar que todo funciona correctamente. Pues lo mismo pasará con los procesos contables y laborales; existe una parte de éstos que podemos automatizar. Y tú ¿cómo riegas?

Pasos para automatizar el departamento Contable

Paso 1 Tener un software adecuado en el departamento Contable

¿Qué es un software adecuado? Pues aquél que te permita poder “personalizar” aquellas cosas que tu despacho necesita y que se adapte a tu forma de trabajar. En el presente caso, el Centro de Innovación de Despachos Profesionales aconseja:

Check-it Bancario para la conciliación bancaria.

Sage Despachos Profesionales y Check-it Bancario se «integran» o «conectan» perfectamente. Además, desde el Centro de Innovación de Despachos Profesionales somos expertos en la consultoría tecnológica de ambas plataformas, y estamos desarrollando algunas innovaciones tecnológicas en este sentido que os mostraremos en próximos artículos.

Paso 2 Implicar a todo el departamento contable

No “imponer”; debes explicar realmente cuál es el objetivo y que necesitas el compromiso de todos. Mi consejo es que el director del despacho se implique al 100% en estos procesos. Recuerda: “si el jefe no se preocupa, pues imagínate yo”

Paso 3 Procesos de automatización en el departamento contable

Si nos fijamos en la realidad del departamento contable, existen muchos procesos que se pueden automatizar, con el ahorro de costes correspondiente.

1. “La persona de administración llama o manda emails todos los meses de forma mecánica a todos los clientes para recoger las facturas (claro, mandando email por email con el tiempo que supone), y llevando el control en un excel”. Por cierto, en un despacho que visité este invierno, desde enero a junio habían gastado más de 1.000 € en sellos y cartas.

Solución a las llamadas o emails de forma mecánica: desde tu CRM podrías mandar un mensaje automático a todos los clientes que tengan que traer las facturas, pues dicha información la tendremos almacenada en la ficha del cliente. Por tanto, no haría falta ni llamar, ni mandar email por email de forma mecánica, sino que el propio programa de CRM manda a todos los clientes de forma automática un email al darle a “enviar”.

Solución al control de recogida de facturas en un excel: el propio software de gestión te debería permitir llevar el control de dichas tareas, de tal forma que el propio contable pudiera visualizar a través de un cuadro de mandos qué facturas están pendientes de traer y, en su caso, las razones del retraso en la recogida

2. Control de facturas pendiente de contabilizar. Deberíamos saber a “golpe de ratón” de cuántos clientes tenemos facturas pendientes de contabilizar en el Despacho, incluso saber a qué contable pertenecen. Actualmente, como no te vayas a las “carpetas colgantes” no sabes exactamente nada, y si no tenemos información, tampoco podremos dirigir bien el departamento.

Solución: tener un sistema de tareas creado en el propio software unido a un cuadro de mandos, en el cual cada contable pudiera saber de qué clientes tiene las facturas en el despacho, al mes que corresponden y que están pendientes de contabilizar.

3. Contabilización automática de facturas. “El fregar a mano ya se acabó hace tiempo”. Ahora es posible poder contabilizar sin tener que realizar un asiento contable de forma manual y tener que poner el sello de “contabilizado”.

Solución: Recomendamos el programa Ubyquo de Quantyca. Es muy simple: dejas un pdf en una carpeta predeterminada y el programa se encarga de hacer un “rastreo” de la factura para averiguar todos los datos que necesitas (proveedor, cif, base imposible, iva…). Por lo tanto, nuestro trabajo consistirá en “revisar” y “traspasarlo a contabilidad”.

4. Contabilidad en la nube. ¿Qué ocurre con aquellos clientes que hacen las facturas en word o en excel?

Solución: Se trata de ofrecer un programa sencillo en la nube, para que los clientes puedan realizar ssu presupuestos y facturas de ventas. En este caso aconsejamos la plataforma de SAGE ONE, con la ventaja de que dichas facturas de ventas y compras las traspasamos automáticamente a nuestro programa de Sage Despachos Profesionales.

Pasos para automatizar el departamento Laboral

Paso 1 Tener un software adecuado para Laboral

Al igual que para el departamento contable, en el departamento laboral deberemos contar con un software que nos permita poder gestionar todas las tareas (que no son pocas) y que se adapte a tu forma de trabajar.

Paso 2 Implicar a todo el departamento Laboral

Al igual que en el departamento contable, se trata de no “imponer”. Debes explicar realmente cuál es el objetivo y que necesitas el compromiso de todos. Mi consejo es que el director del despacho se implique al 100% en estos procesos. Recuerda: “si el jefe no se preocupa, pues imagínate yo”. Con el departamento laboral tendrás que ser un poco más paciente, pues el número de tareas administrativas es muy superior a las contables.

Paso 3 Procesos de automatización en el departamento Laboral

En el caso del departamento laboral, el objetivo es protocolizar todos los procesos lo máximo posible. Por ello, a continuación vamos a detallar algunos:

1. Todos los meses el cliente nos tiene que facilitar los datos a incluir en la nómina (kilometraje, bonus, dietas…). Normalmente, el cliente lo facilita en excel a través del email.

Solución: el objetivo sería que el cliente, a través del Portal del Empleado, pudiera facilitarte toda esta información. De esta manera, una vez recibida en el propio programa laboral, se trataría de «darle a un tecla» para pasar la información a incidencia del empleado. Fijaos el ahorro de tiempo.

2. Control de altas, bajas y variaciones. Esta información también deberíamos tenerla en el propio software. En este caso, Sage Despachos Profesionales permite hacerlo.

Solución: trabajando de forma más coordinada, podemos tener todo el histórico y lo podemos unir con la gestión documental.

3. Envío de nóminas. Todos los meses muchos profesionales del sector tienen que generar las nóminas en pdf, posteriormente acudir a su outlook, adjuntarlas al correo y enviárselas al cliente.

Solución: si trabajaras con el Portal del Empleado, automáticamente podrías enviar las nóminas de una forma sencilla al Portal del Empleado y de una forma masiva.

4. Envío recordatorio del importe de los seguros sociales. Algunos despachos profesionales envían todos los meses, email por email y a cada cliente, un aviso del importe de los seguros sociales que le van a cargar al final del mes, así como el número de cuenta corriente .

Solución: el programa de laboral te permite, de forma automática y masiva, darle a una tecla y que a cada cliente le llegue un correo con la información del importe, mes, empresa y número de cuenta bancaria.