A día de hoy, es difícil encontrar a algún profesional de nuestro sector que no conozca Skype y no lo haya utilizado al menos una vez para celebrar una reunión. Las distancias ya no son un problema, y los negocios fluyen sin importar los kilómetros. Por eso, hoy hablamos de videoconferencias y negocios a distancia.

Pero, aunque muchos no lo sepan, hay vida más allá de Skype. Cada vez son más los programas y/o aplicaciones que nos permiten conectar, vernos las caras e incluso compartir información gráfica en tiempo real.

Ventajas de las videoconferencias​

Todos estos programas, además de que nos permiten establecer una conexión directa, disponen de una serie de ventajas que nos facilitarán las reuniones que realicemos a través de ellas, siendo de calidad y con las que ganarás tiempo porque, en el caso de lo negocios, suponen un importante ahorro de costes:

1.- Programación de reuniones.

Con un registro previo o a través de un enlace que se comparte con los asistentes, puedes programar y organizar tus reuniones de manera rápida y sencilla.

2.- Compartir pantalla.

Te permite mostrar al resto de los participantes aquello que tú estás viendo en tu pantalla, facilitando que los presentes visualicen mejor aquello de lo que se habla, o incluso por ejemplo poder demostrarles el uso de un producto que queramos que adquieran.

3.-Videoconferencia.

Una de sus mayores virtudes la indica su propio nombre: a través del vídeo, podemos ver las reacciones de nuestro interlocutor y conseguir así una comunicación más cercana que si fuese simplemente a través de una llamada.

4.- Grabación.

Es posible guardar los datos de la videoconferencia así como presentaciones, vídeos, etc., facilitando el objeto de la reunión a los asistentes.

5.- Herramientas de escritura y presentación. 

Algunos de los programas disponen de herramientas como el lápiz, el marcador fluorescente o los punteros animados para poner foco en lo importante.

6.- Chat público y privado.

Nos permite, al igual que la mensajería instantánea, mantener una conversación escrita con otras personas en tiempo real a través de Internet. Se puede hablar en modalidad pública, donde todos leen los mensajes de los demás, o en privado, donde solo dos personas pueden ver su conversación.

7.- App para móvil.

Muchos de estos programas disponen de una aplicación para el móvil, lo que te permitirá mantener esa reunión desde donde quieras, con quien necesites, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

8.- Salas de reuniones fijas.

Ya no tienes que estar sujeto a un espacio físico, ni siquiera a una sala de conferencias. Podrás tener tus salas de reuniones con los participantes más habituales ya organizadas.

9.- Planificación.

Estos programas te permiten organizar tus reuniones sincronizándolas con tu agenda o calendario a través de un enlace que te adjuntará la reunión y te enviará un recordatorio previo antes de su realización.

10.- Archivos adjuntos.

Envía imágenes, PDF, vídeos y todo tipo de documentos para que los asistentes dispongan de la documentación necesaria para llevar a cabo dicha reunión.

11.- Compatibilidad

Es importante elegir productos que sean compatibles con cualquier plataforma de vídeo por internet. Estos programas se integran sin problemas a otras aplicaciones como Slack o Dropbox, y a varios CRM como Salesforce.

12.- Micrófono.

Una de las utilidades que tienen estos programas es que te permiten conectar y desconectar el micrófono en cualquier momento, pudiendo así comentar de manera privada con tus compañeros decisiones que se puedan tomar en ese momento.

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En el Centro de Innovación de Despachos Profesionales hemos querido hacer una recopilación de algunos de ellos, con sus características y especificidades:

Es un servicio de videollamadas “one to one” o en grupo (hasta 12 dispositivos) a través del teléfono móvil, la tablet o el ordenador, tanto para Apple como para Windows.  Es gratuito y permite compartir textos, imágenes e incluso la pantalla del móvil.

Es una plataforma de Google que permite llamadas grupales (hasta 10 dispositivos) y requiere muy pocos recursos para ejecutarse, por lo que se recomienda especialmente para su uso en Smatphones y Tablets.

Es una opción sólida si tu empresa ya utiliza Google Apps for Business. Puedes usarlo para videoconferencias o para compartir tu pantalla. La aplicación móvil hace que unirse a una llamada sea fácil y se integra con todos los demás elementos de Google.

Es ideal, si tu presupuesto es limitado. Solo necesitas que tus contactos tengan una cuenta de Gmail y listo. No necesitas instalar ningún software adicional. No tiene costo hasta el momento.

Con el respaldo de Cisco Systems, es una de las mejor valoradas. Está orientada a charlas, cursos y eventos en tiempo real, ya que combina el compartir el escritorio mediante un explorador web con vídeoconferencias y conferencias telefónicas, para que todos los participantes vean lo mismo mientras uno de los interlocutores habla.

Permite la interacción de hasta 8 personas por reunión. Al igual que otras plataformas puedes compartir tu escritorio, audio, vídeo y ficheros. Además de colaborar en la creación de documentos tanto para el uso de navegador como apps de dispositivos móviles.

Cabe señalar que Webex tiene el sello de garantía de Cisco, empresa con muchos años en el sector de redes de comunicación.

Muy similar a WebEx. Tras registrarse, el usuario puede planificar su propias videoconferencias.

A través de un email se invita a conectar a los diferentes participantes en la reunión, quienes recibirán un link para unirse a la misma en el día y hora planificados.

Haz que tus reuniones online sean más simples con este software de videoconferencias. GoToMeeting tiene una interfaz sencilla y despejada, por lo que conseguirás una mayor productividad y unas reuniones por vídeo sin limitaciones.

Además, destaca por su comodidad, ya que crearás tu sala de reuniones personal con una URL personalizada.

Consigue una experiencia de empresa responsable para todas las necesidades. También puede admitir seminarios web, salas de descanso e integración de reuniones.

Se está apoderando del mundo de las conferencias web con su excelente combinación de videoconferencias de calidad; precios competitivos e integraciones sólidas

Estas características tan valoradas por expertos, normalmente solo están disponibles a través de proveedores de alto nivel como Adobe Connect. Sus planes son versátiles empiezan desde 13.99€/mes y puedes ir agregando módulos según tus intereses o número de participantes que necesites.

Con una capacidad de hasta 1.000 participantes de vídeo y 10.000 espectadores.

Sin duda es una de las herramientas más conocidas para mantener una videoconferencia online y hacerlo de forma gratuita.

Hace un tiempo, desarrollaron Skype for Business. Aunque es de pago, su coste es muy reducido (1,70 euros al mes) y te permite realizar reuniones online de hasta 250 personas, asegurándote calidad y seguridad en  las comunicaciones de trabajo.

Además, están en constante evolución, y una de sus últimas novedades es que ya permite realizar videoconferencias sin necesidad de registrarse.

Una solución para videoconferencia en inglés, que contiene diversos paneles de visualización (pods) y componentes. En la sala de reuniones, los asistentes pueden compartir la pantalla o archivos desde su equipo, chatear, transmitir audio y vídeo o participar en actividades en línea interactivas.

Sus planes de precio van desde los 46€ mensuales hasta los 340€. Tiene una versión de prueba gratuita.

Whereby, es una herramienta que te ayuda a realizar vídeo meetings y vídeo conferencias de una manera muy sencilla.

Seguro que muchas veces te has vuelto loco cuando la otra persona se tenía que instalar Skype, no le funcionaba Google Hangouts o ponían problemas a la hora de instalarse programas desconocidos y esto retrasaba la llamada.

Esta herramienta es muy sencilla, además, no necesitas descargarla en tu ordenador y puedes usarla en cualquier navegador.

Dispones de tres modelos de precio diferentes, en la versión gratuita, dispones de un usuario y un meeting room, es decir, una sala propia permanente que estará disponible siempre que queramos.

El usuario significa que solo puede entrar una persona con su correo electrónico pero a la sala pueden entrar hasta cuatro participantes.

Otro dato interesante de esta herramienta es que puedes acceder tanto desde el ordenador como desde el móvil, y además, en los tres modelos de pago tienes la opción de ponerle un nombre a la sala.

Si los seminarios web son importantes para tu negocio y el costo es un factor decisivo, considera el uso de WebinarJam. Ya que construye las funciones de administración, registro y marketing necesarias para los seminarios web sobre la plataforma de Google Live Events.

Esta plataforma ofrece un soporte de seminario web sólido a precios que inician desde los 499€ anuales hasta los 999€. Ofrece un trial por 60 días, tiempo suficiente para que evalúes cada una de sus funcionalidades.

Es una plataforma de participación diseñada específicamente para impulsar nuevas ventas en tu negocio. Los vendedores pueden medir el compromiso real de los participantes durante una reunión; ver cuándo los prospectos han revisado el material de la reunión, entre otras funcionalidades.

ClearSlide permite compartir tu pantalla con un solo clic, esta herramienta puede ayudarte a cerrar negocios, y disminuir costos de traslado y tiempo. Sus paquetes van desde los 35€ mensuales (PRO) hasta los 125€ en su plan Entreprise.

Plataforma online en español que no necesita descargas ni instalaciones, todo se realiza a través del navegador. Tienes tres tipos de planes a tu disposición (y un mes de prueba gratuito) y varios tipos de salas. Además, puedes crear formaciones ilimitadas y personalizar tu entorno web educativo.

Tiene un paquete básico con un valor de 30€ mensuales y en su versión más avanzada el precio es de 83€

Es una plataforma desarrollada por la empresa de comunicación: LogMeIn. La cual facilita tanto a los usuarios como a las empresas la creación de videoconferencias o reuniones con la posibilidad de que uno de los participantes sea el administrador de la sala. 

Este último, puede mostrar lo que ve en su pantalla como una presentación en diapositivas; a la vez que se comunica con los participantes a través de una URL personalizada. Además es totalmente gratuita.

En un mundo global ya no hay excusas para no poder cerrar un negocio, ni distancias demasiado grandes, ni espacios inapropiados que puedan impedir una reunión. Una vez más, la tecnología se pone al servicio de la empresa.

Si lo pensamos bien, las videoconferencias favorecen la colaboración y el trabajo en equipo, aceleran la toma de decisiones, acortan las distancias, promueven la comunicación y aseguran la continuidad del trabajo, entre muchas otras ventajas relacionadas con la eficiencia.

No es de extrañar que quienes implementan este sistema en su empresa aseguren que las ventajas son muchas.

¿Y tú? ¿Ya te has subido al carro de la tecnología?

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José Pedro Martín Escolar

Ayudo a los Despachos Profesionales en los Procesos y la Tecnología. Licenciado en Derecho, Máster en Asesoría Fiscal y Abogado colegiado. Más de 15 años de experiencia en la dirección de Despachos Profesionales. Inversor en startups tecnológicas y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales.

Actualizado el 03 de abril de 2020

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