El Buzón de Tareas en los Despachos Profesionales

En el episodio 117 del podcast Pasión por el Despacho, hablamos sobre el buzón de tareas en los despachos profesionales.

Existen dos módulos esenciales que son el eje central de cualquier CRM. El calendario de reuniones y el gestor de tareas. Ambos se caracterizan porque forman parte de la programación del día.

En el caso de las tareas proponemos planificarlo de forma prioritaria, por ejemplo, dividirlo en tareas urgentes, altas y normales.

¿Qué ocurre si el CRM u otro software crea tareas de forma automatizada o un compañero/a crea una tarea nos la adjudica a nuestro nombre. Pues que me puede desconfigurar totalmente mi programación de tareas para hoy u otro día. Y aquí es donde entra la importancia de lo que yo llamo el buzón de taras.

Es decir, si el propio sistema de workflow me programa una tarea u otro compañero/a me quiere adjudicar una tarea es más práctico que me lo envíe a un buzón de tareas (mi buzón de tareas) para luego revisarla y ponerla en el día correspondiente dentro de mi gestión de tareas. La única excepción es que sea una tareas urgente, en este caso es necesario que se incorpore dentro de la gestión de tareas normal.

Lo que logro con esto es organizarme mejor las tareas y no desconfigurar mi semana. Si ya trabajáis con un CRM podéis utilizar como buzón de tareas el concepto de” Cola”. De tal forma que cada trabajador o usuario en el despacho tuviese su buzón.

Esto no es algo nuevo, en algunos despachos ya tenéis para los papeles una especie de buzón donde os dejáis documentación física. El único problema del buzón es que se acumule y no lo paséis a vuestra gestión de tareas definitiva o normal.

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José Pedro Martín Escolar

Ayudo a los Despachos Profesionales en los Procesos y la Tecnología. Licenciado en Derecho, Máster en Asesoría Fiscal y Abogado colegiado. Más de 15 años de experiencia en la dirección de Despachos Profesionales. Inversor en startups tecnológicas y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales.

Actualizado el 21 de junio de 2021

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