Los Despachos Profesionales trabajamos todos los días con multitud de datos. Pero, ¿los estamos analizando? La respuesta es que estamos analizando simplemente un 2-5% de dichos datos a través de informes rudimentarioscuadros de mandos muy básicos y el Business Intelligence con consultas también muy sencillas. Quizás incluso estoy siendo muy generoso con este porcentaje, porque todavía hablar a muchos despachos de cuadros de mandos o Business Intelligence es hablarles de algo raro.

Quería hablar de Big Data, porque es algo que desde hace un año he visto muy claro que será el nuevo reto en los Despachos Profesionales; y todos aquellos que apuesten por esto tendrán un gran crecimiento, un buen posicionamiento en el mercado y un gran negocio.

No debemos centrarnos tanto en la marca, ni el servicio, ni el canal, sino en el ClienteNuestra estrategia ha de ir enfocada al análisis del cliente, en conocerle muy bien. Para ello, las redes sociales nos han acercado a los intereses de ese cliente y existe un gran reto en seguir apostando por las redes sociales.

Los datos que almacenan los Despachos Profesionales en sus sistemas, como parte de su actividad diaria, son un activo que encierra un gran potencial en su interior.  Y ahora es viable entenderlos con la cantidad descomunal de tecnologías de Big Data, Business Intelligence y análisis predictivo que está apareciendo en el mercado y que promete convertir la información recabada en una mercancía más a comercializar.

Big Data Almacenamiento

Una reflexión

Actualmente, el Big Data es un concepto nuevo que empieza a llegar a la calle, al igual que hace unos años se empezó a hablar de “Cloud Computing“.

La fuente disponible de datos empieza a ser muy grande. Cada día se generan más de 2,5 trillones de bytes de información, se envían en el mundo 294 mil millones de correos electrónicos, y se realizan más de 1.000 millones de búsquedas a través de Google.

big data mujerPensad en una experiencia en el día a día: yo quiero analizar un dato de mi empresa y tardo mucho tiempo en tenerlo; en cambio, en Google haces una búsqueda y en segundos tienes muchísima información al respecto. Por tanto, empezamos a utilizar conceptos como “rapidez”. Además, Google es capaz de averiguar dónde estoy e informarme del tráfico en mi vuelta a casa (hablamos en este caso de conceptos como “actualidad”).

El Big Data “no es lo que parece”. No es un Business Intelligence, principalmente por los datos; no tienen por qué estar en mi servidor, ni tampoco es posible que tenga esa fuente.

Mi consejo es no sé para qué sirve esta información perola vamos a guardar.

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¿Qué es el Big Data?

Es un tema que no es revolucionario, sino evolucionario. Hasta llegar aquí, siempre se ha planteado saber qué hacemos con los datos y cómo podemos analizarlos.  En el mundo empresarial existen procesos, clientes… y todos esos datos debemos saber analizarlos, comprenderlos y transformarlos en riqueza.

Ya no sólo se trata de saber, por ejemplo, cuándo una máquina se va a romper, o cuánto ha facturado un cliente, sino que el reto sería predecir comportamientos humanos, incluso analizar los sentimientos de los clientes. Todo ello teniendo en cuenta que los clientes “hablan” y debemos crear sistemas autómatas que los entiendan y analicen los datos en tiempo real.

Al final pasaremos de hablar de Big Data a Big Brother. Pensad, por ejemplo, en un potencial cliente que entra en la web. Ya es posible poner una cookie para saber quién es, y saber dónde ha estado, y al día siguiente ya le seguiremos la pista para empezar a analizar su comportamiento, poder predecir lo que le gusta y ofrecérselo la siguiente vez que entre en la web.

¿Cuál es el objetivo?

Hasta hace poco, los Despachos Profesionales que analizaban bien los datos, cuando llamaba un cliente, les aparecía en el ordenador una pantalla con un cuadro de mandos con facturación, ratios y quejas anteriores de ese cliente.

En la actualidad, podemos crear cuadros de mandos con datos en tiempo real, en los que aparezcan lo que dichos clientes están diciendo en las redes sociales, como por ejemplo Twitter.

Pero lo siguiente es: ¿Por qué me compra un cliente? ¿Por qué sólo invierte X cantidad…? Esto no es tan fácil de analizar, pero gracias a diferentes análisis de una gran cantidad de datos, podríamos llegar a sacar conclusiones muy fiables, y con todo esto anticiparnos y crear modelos de comportamiento. Hasta ahora analizábamos datos pasados; el reto está en analizar los datos actuales. Y para ello debemos saber de cuestiones estadísticas.

Tenemos que convertir información en conocimiento. Es decir, convertir los datos en diagnóstico, que nos ayuden a crecer y planificar el futuro. Existe un componente muy importante, que es el que tiene que ver con la productividad. Hay que utilizar los modelos para mejorar la productividad y optimizar los procesos.

Si nosotros fuéramos capaces de aprovechar los datos que tenemos y analizarlos bien,  podríamos generar un 5% más de venta. En un despacho medio con 7-10 trabajadores, supondrían unos 15.000 o 20.000 euros más de facturación. Alguno pensará que me he vuelto loco, pero vamos a estudiar en profundidad esta cuestión y verás como realmente “no estamos locos, sabemos lo que queremos…“.

group of young business people it engineer in network server roo

¿Por qué no analizamos los datos?

Mi experiencia me dice que el verdadero motivo de que los Despachos Profesionales no analicemos en profunidad los datos es la falta de tiempo, aunque otros factores serían:

  • La mayoría de las herramientas tecnológicas actuales en los Despachos no están preparadas para analizar multitud de datos.
  • Crear un informe, un cuadro de mando o BI no siempre es fácil; y una vez creado, nunca terminan dando la información completa.
  • Complejidad de los datos. Para sacar conclusiones necesitamos un mínimo de años, necesitamos un histórico.
  • No sabemos analizarlos.

¿Tienen algún valor los datos?

Si estamos hablando del sector de los despachos profesionales, no hace falta decir que el tipo de datos que tenemos es de alto valor, y me atrevería a decir que tenemos “petróleo” y no lo sabemos.

Vamos a profundizar, por ejemplo en las Declaraciones de la Renta. Fijaros en la cantidad de datos que tenemos (cantidades aportadas a planes de pensiones, número de hijos, cantidades pagadas a la hipoteca, número de inmuebles…). Efectivamente, tenemos muchos datos, y quizás puedan parecer demasiados. Pero pensad, aquellos que llevéis la contabilidad, la cantidad de datos que podemos tener.

¿Qué pasaría si analizamos dichos datos? Pues a mí se me ocurren una cantidad de servicios añadidos que podríamos ofrecerle, y no solo para venderle más, sino para hacerle un servicio más personalizado y crear una verdadera experiencia al cliente que conllevará una mayor fidelización.

Entonces, si lo tenemos tan claro y no estamos haciendo nada cuando estamos diciendo que podríamos fidelizar al cliente, incluso facturar más, ¿dónde radica el problema? Claro, preferimos quejarnos y decir que el mercado está fatal, que si el gobierno, que si el personal… Vamos a ser positivos y pongamos unas metas claras.

Big data en los despachos profesionales

¿Dónde está el reto?

El objetivo es coger todos los datos y, a través de una buena herramienta tecnológica, poder resumirlos. La complicidad está en tener una buena gestión clara dentro del despacho; tener la mayor información del cliente y lo más segmentada posible. Se trata de poder entender el comportamiento del cliente y, en función de ese comportamiento, llegar a él con las ofertas adecuadas.

¿Tenemos herramientas tecnológicas para ello?

Podríamos decir que las herramientas tecnológicas actuales en los Despachos Profesionales no están preparadas para el Big Data, pero será una gran oportunidad de negocio para aquellos proveedores que sepan ver este negocio en los Despachos Profesionales. Esta tecnología debe ir por encima de las capacidades de gestión, construyendo una filosofía de gestión enfocada a conocer al cliente.

En general, el software de gestión que los despachos utilizan es SQL Server. Microsoft ha adelantado que SQL Server 2014 ofrecerá nuevas capacidades in-memory integradas en la base de datos central para OLTP y data warehousing, que complementan el almacenamiento de datos in-memory y capacidades de Business Intelligence.

SQL12_v_rgbEn una época en la que las empresas tienen más información que analizar que nunca, SQL Server 2014 permitirá construir soluciones de Big Data y aplicaciones de misión crítica, utilizando el alto rendimiento que ofrece la tecnología in-memory a través de OLTP, data warehousing, Business Intelligence, entornos de cloud híbrido y procesos analíticos, sin necesidad de invertir en costosas soluciones adicionales y aplicaciones de alta gama.

Por tanto, aquellos despachos que quieran dar los primeros pasos, deben pensar en actualizar SQL Server 2014.

La compañía Microsoft anunció también el Analytics Platform System (APS), descrito como “big data en una caja” al ser un dispositivo que unifica SQL Server y Hadoop. Y Microsoft redondeó los anuncios con Azure Intelligent Systems Service, servicio en la nube para reunir y manejar datos del Internet de las Cosas (IoT).Gracias a esta asociación, los clientes podrán hacer consultas en tiempo real que antes eran difíciles de lograr, como correlaciones entre las ventas y la reputación de un producto en redes sociales en un marco de tiempo o región geográfica determinados.

¿Cómo prepararnos para el Big Data?

Es el momento de revisar los antiguos CRM, que solamente se basan en tener acceso en una base de datos a los diversos clientes. Ahora deberíamos incluir más canales, muchas más fuentes de datos. Todo apunta al mismo sitio: crear una visión 360º del cliente.

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Lo primero es mirar la ficha de cliente de vuestro despacho. ¿Tenéis simplemente el CIF, nombre y domicilio? Un primer comienzo sería tener mayor información, como tipo de cliente, sector, actividad, horario.

Intentad almacenar la mayor cantidad de información de calidad de vuestros clientes.

Todas las semanas deberíamos incluir en nuestras reuniones departamentales o de la empresa, análisis de datos. Es decir, incluir poco a poco en nuestro día a día los datos.

¿Contrataremos los Despachos Profesionales a expertos en Big Data?

Creo que será necesario contar con especialistas en programación, analistas de negocios, ingenieros, estadísticos, matemáticos… o cualquier otro profesional experto en minería de datos y preparado para darle sentido a grandes volúmenes de información con técnicas de modelado predictivo y aprendizaje automático.

Alguno después de leer este artículo estará pensando ¿y entonces? Pues primero es importante saber que el Big Data es el futuro; en segundo lugar es importante que vaya almacenando en su despacho la mayor cantidad de información de “calidad” e intente segmentarla muy bien. Por otro lado, es importante estudiar cómo ir conociendo a los clientes a través de los datos. Para ello, debemos empezar a “analizar” qué información es interesante y cómo crear un servicio más personalizado. 

Comienza un viaje apasionante hacia el mundo de los datos. En próximos artículos os iré contando más cosas del Big Data.

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José Pedro Martín Escolar

Ayudo a los Despachos Profesionales en los Procesos y la Tecnología. Licenciado en Derecho, Máster en Asesoría Fiscal y Abogado colegiado. Más de 15 años de experiencia en la dirección de Despachos Profesionales. Inversor en startups tecnológicas y fundador del Centro de Innovación de Despachos Profesionales.

Actualizado el 30 de diciembre de 2019

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