El lector de los Despachos Profesionales tiene un pilar base en su actividad: la gestión documental. Todos los despachos constantemente hacen uso de grandes cantidades de documentos, y su buena gestión ha supuesto en gran medida el éxito del servicio que ofrecen.  Por consiguiente, es muy importante la seguridad a la hora de almacenar las informaciones, ya que en muchos casos están sujetas a la confidencialidad y protección de datos.

El sistema tradicional de almacenamiento en archivadores, carpetas y grandes estanterías plagadas de éstas, fue sustituido por un modelo basado en carpetas de Windows, siendo éste el primer paso de los despachos a la digitalización.

Sin embargo, el nacimiento de los Software para la Gestión Documental conectados directamente a los ERP, supuso un paso más hacia el almacenamiento “inteligente”, por el cual se redefinió el modelo de negocio para conseguir una mayor productividad y efectividad en las actividades diarias. De esta forma, todos los miembros del despacho tendrían un acceso rápido y sencillo a todos los datos que requirieran en sus labores propias, desde sus propios puestos de trabajo.

Ventajas de los Software de Gestión Documental

  • Facilita la respuesta y acceso inmediato desde cualquier lugar a los documentos que necesites en un momento determinado.
  • Aumenta la eficacia y eficiencia del profesional en el trabajo diario del despacho.
  • Mejora la atención al cliente: mayor rapidez de repuesta.
  • Mayor seguridad a la hora de manejar documentos sensibles.

Hoy en día, existe un gran ecosistema tecnológico con una amplia oferta sobre diferentes software de gestión documental que pone a nuestro alcance la posibilidad de elegirlo en función de las necesidades específicas de cada Despacho Profesional.

Si venimos avisando que el futuro del sector es la Consultoría de calidad, la gestión adecuada de los documentos va a ser, sin lugar a dudas, su pilar fundamental. Todo ello, bajo un modelo colaborativo tanto por parte de los Despachos como de los propios proveedores tecnológicos: lograr la conexión adecuada entre los software para el acceso rápido y sencillo a los documentos, y que varios Despachos trabajen en un sólo documento simultáneamente.



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José Pedro Martín Escolar
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